Der Übergang von der Email hin zu Messaging ist in vollem Gange. Während sich der Übergang im Consumer-Markt schon vollzogen hat, suchen mehr und mehr Unternehmen sichere Messenger und Chat-Apps, um die Produktivität zu steigern, das WhatsApp-Problem zu lösen und die Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden im Messaging-Zeitalter zu verbessern. Dementsprechend wächst die Nachfrage von Firmen, Konzernen und Behörden nach sicheren Chat-Apps, Kommunikations-Tools, Gruppenchat-Software und Messengern für Unternehmen stark. Der Markt für sichere Chat-Apps und Messenger für Unternehmen ist nicht gerade übersichtlich und es gibt deutliche Unterschiede zwischen Anbietern und den verschiedenen Produkt-Kategorien. Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Produkt-Kategorien von Messaging-Tools, listen die wesentlichen Vor- und Nachteile auf und nennen einige führende Anbieter:

Unified Communications Tools

Die ältesten Tools für Messaging sind wahrscheinlich Unified Communications Tools, die noch aus dem PC-Zeitalter kommen. Unified Communications Tools kombiniert Voice Calling, Online Meeting und Instant Messaging. Verbreitete Lösungen sind Skype for Business, IBM Sametime und Cisco Jabber. Die Stärken dieser Tools sind im VOIP, Telefonkonferenz und Online Meeting zu finden. Auf diese Funktionen ist die Produktstrategie dieser Tools ausgerichtet und in der Regel sind umfassende Feature-Sets diesbzgl. vorzufinden.

Wesentlich schwächer sind Unified Communications Tools im Instant Messaging: Gruppenchats, Teilen von digitalen Inhalten wie Fotos, Videos, Dateien und Ortsangaben, Lesebestätigungen, usw. Sozusagen alle Instant Messaging Features die WhatsApp populär gemacht haben. Solche Messaging-Funktionen sind nicht vorhanden oder nicht mehr zeitgemäß ausgeprägt. Vor allem auf mobilen Endgeräten, die zunehmend die Unternehmenswelt dominieren, werden diese Nachteile deutlich. Auch sind die Sicherheits-, Datenschutz-, Compliance- und Administrations-Funktionen auf mobilen Endgeräten im Vergleich zum Wettbewerb schwach.

Vorteil:
+ Gut für VOIP
+ Gut für Online Meeting
+ Fokus auf Desktop-PCs

Nachteil:
- Nur sehr einfache Gruppenchats
- Schwach im Teilen von digitalen Inhalten
- Keine Lesebestätigungen
- Schwaches Mobile Application Management
- Kaum Sicherheits- und Compliance-Funktionen

Collaboration- und Gruppenchat-Software

Besonders im Startup- und IT-Unternehmen ist Collaboration- und Gruppenchat-Software weit verbreitet. Die bekannteste Collaboration- und Gruppenchat-Software ist derzeit wahrscheinlich Slack. Microsoft hat mit Teams eine Kopie von Slack entwickelt. Die Benutzeroberfläche solcher Software-Tools basiert auf Kanälen ("Channels") für die Gruppenkommunikation. Diese Kanäle lassen sich mit Hilfe von Integrationen relativ einfach mit anderen Softwarelösungen und -services verbinden. Solche Integrationen sind ursprünglich für Entwickler gemacht und sind bei solchen Benutzergruppen dementsprechend beliebt. 

Die auf Kanälen basierende Benutzeroberfläche von Collaboration- und Gruppenchat-Software führt bei der Mehrheit der Mitarbeiter aber zu Widerständen. Die Mitarbeiter erwarten einfach eine Benutzeroberfläche wie WhatsApp, weil sie das aus ihrem privaten Gebrauch kennen und schätzen.

Interessanterweise sind solche Software-Tools gerade auf mobilen Endgeräten (denen ja eindeutig die Zukunft gehört) schwach im Teilen von digitalen Inhalten (Videos, Sprachnachrichten, Ortsangaben) und bieten keine Lesebestätigungen. Da Collaboration- und Gruppenchat-Software fast immer Cloud-Services sind (häufig mit Serverstandort USA), können Datenschutz-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen von deutschen Unternehmen, z.B. die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), häufig nicht erfüllt werden. Auch das gesamte Mobile Application Management und die Administrationsfunktionen für mobile Apps ist im Vergleich zum Wettbewerb schwach.

Vorteil:
+ Gut für Teamkanäle
+ Zahlreiche Integration
+ Gut für Startups und IT-Anwendungen

Nachteil:
- Kein WhatsApp Nutzererlebnis
- Schwach im Teilen von digitalen Inhalten auf mobilen Endgeräten
- Keine Lesebestätigungen
- Keine deutschen Datenschutz- und Sicherheits-Standards
- Cloud in USA und keine private Cloud oder On-Premise-Lösungen
- Schwaches Mobile Application Management

Sichere Messenger für Unternehmen

Eine stark wachsende Produktkategorie sind sichere Messenger für Unternehmen und Behörden. Das WhatsApp-Problem als Teil der Schatten-IT ist weit verbreitet, und Firmen suchen zunehmend sichere Messenger für Unternehmen und Behörden als WhatsApp-Alternative. Ein bekannter Messenger für Unternehmen und Behörden ist Teamwire. Solche Messenger orientieren sich bei der Benutzeroberfläche stark an WhatsApp, und bieten grundsätzlich die gleichen Features und ein sehr ähnliches Nutzererlebnis. Dies ist vor allem für eine breite Mitarbeiterakzeptanz von Vorteil. 

Sichere Messenger für Unternehmen und Behörden haben professionelle Gruppenchats und -kanäle und zeichnen sich durch umfassende Funktionen für die Gruppenkommunikation aus (inkl. Administratorrechte und Lesebestätigungen für Gruppenchats). Auch bieten solche Messenger Features speziell für Anwendungsfälle in Unternehmen und Behörden, lassen sich in das IT-Ecosystem integrieren und sind für mobile Endgeräte und Desktop-PCs verfügbar. All das steigert die Produktivität und verbessert die Kommunikation.

Ein Merkmal eines sicheren Messengers für Unternehmen und Behörden sind starker Datenschutz, hohe Sicherheit und unternehmensweite Compliance. Messenger wie Teamwire gewährleisten heute schon die kommende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Cloud-Standorte von sicheren Messengern für Unternehmen und Behörden sind idealerweise Deutschland oder zumindest innerhalb von Europa. Allerdings gibt es sichere Messenger häufig auch als private Cloud und On-Premise-Lösung. Besonders für mobile Endgeräte gibt es fortschrittliche Administrations- und Sicherheitsfunktionen, um die Apps einfach auszurollen und Unternehmensdaten umfassend zu schützen.

Sichere Messenger für Unternehmen und Behörden fokussieren die Produktentwicklung in der Regel auf das Wachstumsfeld Messaging. Funktionen wie VOIP oder Online Meeting sind bei sicheren Messengern meistens nicht zu finden. 

Vorteil:
+ WhatsApp Nutzererlebnis 
+ Gut für Gruppenchats und Teamkanäle
+ Umfassendes Feature-Set auf mobilen Endgeräten und Desktop-PCs
+ Starker deutscher Datenschutz und hohe Sicherheits-Standards
+ Deutsche Cloud, private Cloud und On-Premise-Lösungen
+ Umfassendes Mobile Application Management

Nachteil:
- Kein VOIP oder Online Meeting

Employee Engagement Apps

Employee Engagement Apps sind primär für den Personal- und HR-Bereich. Ziel von diesen Apps ist es Mitarbeiter zu motivieren, Success Stories zu verbreiten und Feedback auf Umfragen zu erhalten. Auswertungen von Umfragen und die damit verbundenen Analyse-Möglichkeiten zählen zu den Stärken von Employee Engagement Apps. Allerdings sind Messaging-Funktionen auf der anderen Seite nur schwach ausgeprägt. Employee Engagement Apps versuchen in der Regel Funktionen vom Social Networking und Instant Messaging mit HR-Anforderungen zu kombinieren. Dementsprechend sind solche Apps nicht immer intuitiv (kein WhatsApp-Nutzererlebnis) und das Feature-Set kommt nicht über die Basis-Messaging-Funktionalitäten hinaus.

Bei Datenschutz, Sicherheit und Compliance sind Employee Engagement Apps klar im Nachteil. Das gilt ebenso für die Administration und das Mobile Application Management. Auch sind solche Apps in der Regel nur als Cloud-Dienste verfügbar und verschlüsseln häufig nur den Transport-Kanal. 

Vorteil:
+ Gut für Umfragen
+ Fokus auf HR-Bereich
+ Evtl. als mobiles Intranet geeignet

Nachteil:
- Kein WhatsApp Nutzererlebnis
- Nur sehr reduzierte Funktionen für Messaging und Gruppenchats
- Schwach im Teilen von digitalen Inhalten und keine Lesebestätigungen
- Schwache Datenschutz- und Sicherheits-Standards
- Keine private Cloud oder On-Premise-Lösungen
- Schwaches Mobile Application Management
- Kein VOIP oder Online Meeting

Enterprise Social Networks

Die gleichen Funktionen wie Facebook aber für Unternehmen und Behörden, so lassen sich Enterprise Social Networks erklären. Die Haupt-Funktionen sind meistens ein News Feed mit Status Updates, Gruppen für verschiedene Teams, Profilseiten und Instant Messaging. Verbreitete Enterprise Social Networks sind Yammer und Jive. Ähnlich wie Unified Communications Tools und Employee Engagement Apps (siehe oben) haben Enterprise Social Networks Nachteile beim Instant Messaging: Funktionen für Gruppenchats, für das Teilen von digitalen Inhalten und für Lesebestätigungen erfüllen nicht alle Anforderungen von Unternehmen und Behörden heutzutage, weil natürlich auch hier die Mitarbeiter WhatsApp als Maßstab nehmen.

Die meisten Enterprise Social Networks sind Anbieter aus den USA und Cloud-Dienste ohne Server-Standorte in Europa. Datenschutz-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen von deutschen Unternehmen und Behörden können dementsprechend nicht vollständig gewährleistet werden.

Vorteil:
+ Gut zum Teilen von allgemeinen News
+ Gut zum firmeninternen Netzwerken
+ Evtl. als interne Wiki-Pages

Nachteil:
- Kein WhatsApp Nutzererlebnis
- Nur sehr reduzierte Funktionen für Messaging und Gruppenchats
- Schwach im Teilen von digitalen Inhalten und keine Lesebestätigungen
- Schwache Datenschutz- und Sicherheits-Standards
- Keine private Cloud oder On-Premise-Lösungen
- Schwaches Mobile Application Management
- Kein VOIP oder Online Meeting

Sichere Consumer Messaging Apps

Es gibt eine Reihe von sicheren Consumer Messaging Apps, die wie WhatsApp funktionieren und mit besserem Datenschutz und Sicherheit werben. Beispiele hierfür sind Signal und Telegram.

Das Hauptproblem mit solchen Consumer Messaging Apps ist, dass sie für Unternehmen und Behörden nicht geeignet sind. Zum einen fehlen eine Nutzerverwaltung und alle notwendigen Administrations-Funktionen für den Einsatz in Unternehmen und Behörden. Auch sind ein Mobile Application Management und eine Unterstützung von MDM/EMM-Lösungen nicht vorhanden. Zum anderen sind sichere Consumer Messaging Apps nicht konform mit den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen von deutschen Unternehmen und Behörden. Hierbei fehlen auch Richtlinien und Policies für die Einhaltung unternehmensweiter Compliance.

Vorteil:
+ WhatsApp Nutzererlebnis
+ Umfassende Messaging-Funktionen

Nachteil:
- Keine Nutzerverwaltung und Administrations-Möglichkeiten
- Datenschutz- und Sicherheits-Anforderungen nicht gewährleistet
- Keine private Cloud oder On-Premise-Lösungen
- Keine Integration in das IT-Ecosystem
- Kein Mobile Application Management

Wenn Sie Fragen zu den Produktkategorien haben, auf der Suche nach einer sicheren Chat-App bzw. eines sicheren Messenger für Unternehmen und Behörden sind und über Teamwire informiert werden wollen, kontaktieren Sie uns bitte.

 

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