Es gibt viele Anwendungsfälle und zahlreiche Produktivitätsvorteile für die interne Kommunikation durch die Verwendung eines Messengers für Unternehmen. Doch manchmal wollen Unternehmen zuästzlich mit Kunden, Partnern, Beratern oder Lieferanten über den Messenger kommunizieren. Da Instant Messaging schneller und persönlicher ist als E-Mail, und einfacher und direkter als Telefonate, bietet ein Messenger für Unternehmen auch viele Vorteile und Anwendungsfälle für die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Einige Beispiele für eine externe Kommunikation sind:

  • Der Kundenservice möchte Nachrichten direkt und schnell an Kunden senden, um Probleme sofort zu lösen.
  • Der Vertrieb will Informationen mit Interessenten über den Messenger austauschen, um den Verkaufsprozess zu vereinfachen.
  • Das Management möchte Themen und Projekte mit Beratern und Partnern in Gruppenchats diskutieren, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und zu Themen umgehend zu lösen.
  • Der Einkauf will einen schnellen Kommunikationskanal mit Lieferanten, um Einkäufe und Lieferungen zu koordinieren.
  • Das Marketing und die PR wollen Kampagnen und Veranstaltungen mit externen Agenturen mit Hilfe von Gruppenchats leichter koordinieren.
  • Berater benötigen direkte und permanente Chats mit Kunden, um eine engere Abstimmung und bessere Kundenbeziehung zu erzielen.

Teamwire wird regelmäßig gefragt, wie Kunden und Lieferanten mit unserem Messenger für Unternehmen verbunden werden können und welche Funktionen Teamwire für eine externe Kommunikation und dem Chatten mit externen Personen bietet. Hier sind die 3 besten Möglichkeiten, wie man eine Verbindung zu Kunden, Partnern und Lieferanten herstellt und mit solchen externen Nutzern mit unserem Messenger für Unternehmen chattet:

1. Einfache Verbindung mit der "WhatsApp Methode"

Unternehmen, die in der normalen Cloud von Teamwire gehostet werden, können sich mit der "WhatsApp-Methode" über das Adressbuch problemlos mit externen Personen verbinden.

Externe Kontakte wie Kunden und Lieferanten müssen nur die Teamwire App herunterladen und installieren. Wenn die Kontaktdaten (Telefonnummer oder E-Mail) von Mitarbeitern eines Unternehmens im Adressbuch gespeichert sind, werden diese Benutzer nach den Registrierungs- und Synchronisationsschritten automatisch in Teamwire angezeigt. Diese Benutzer können dann als Empfänger für neue 1:1 und Gruppenchats ausgewählt werden, können zu vorhandenen Chats eingeladen werden und genießen die volle Funktionalität von Teamwire. Natürlich funktioniert das auch für Mitarbeiter des Unternehmens, die externe Kontakte in ihrem Adressbuch gespeichert haben.

Die gute Sache ist, dass die Adressbuch-Synchronisation in Übereinstimmung mit starkem Datenschutz und europäischem Recht (z.B. DSGVO) funktioniert. Vor der Synchronisation werden die Kontaktdaten wie E-Mails und Telefonnummern im Adressbuch pseudonymisiert und einseitig verschlüsselt. Nach der Synchronisation werden selbst diese Daten sofort vom Server gelöscht. Keine Adressbücher von Benutzern und keine zugehörigen Daten werden auf dem Server von Teamwire gespeichert.

Ein weiterer Vorteil dieser Verbindungsmethode ist, dass externe Personen nicht automatisch mit allen Mitarbeitern eines Unternehmens verbunden werden. Externe Nutzer wie Kunden, Lieferanten und Partner können nur mit den Mitarbeitern chatten, die sie kennen und in ihrem Adressbuch gespeichert haben.

Der Nachteil dieser Verbindungsmethode ist, dass die externe Kommunikation für alle Mitarbeiter im Allgemeinen erlaubt sein muss. Dem IT-Administrator ist es nicht möglich nur ausgewählten externen Personen einen Zugriff zu gewähren. So gibt es wenig administrative Kontrolle über die laufende externe Kommunikation und das Nachrichten-Archiv eines Unternehmens wird benötigt, um volle Transparenz über die Kommunikation mit externen Nutzern wie Kunden, Lieferanten und Partner zu bekommen.

Diese Methode funktioniert übrigens auch, wenn das Unternehmen Teamwire in einer privaten Cloud oder On-Premise-Infrastruktur hostet. Allerdings muss der externe Kontakt dann die Server-URL während der Registrierung kennen und eingeben.

2. Kontrollierter Zugang mit personalisierten Emails

Für Unternehmen, die mehr Kontrolle über die Kommunikation mit externen Personen wie Kunden und Lieferanten wünschen, sind personalisierte E-Mails ein guter Ansatz.

Ein Unternehmen konfiguriert hierfür eine spezifische E-Mail für den externen Kontakt (z.B. john.smith@external.teamwire.eu) und lädt diese Person über das Administrator-Portal ein. Die externe Person registriert sich dann bei Teamwire mit dieser E-Mail und bekommt einen autorisierten Zugang zur Kommunikation mit Mitarbeitern des Unternehmens.

Je nachdem, wie der IT-Administrator die Kommunikationsregeln einstellt und den Benutzer konfiguriert, kann die externe Person nur mit ausgewählten Mitarbeitern chatten oder bei Bedarf mit allen Mitarbeitern des Unternehmens kommunizieren. Es wäre auch möglich, dass der Administrator bestimmte Richtlinien für die externen Benutzer konfiguriert, um den Zugriff auf Inhalte zu beschränken, die Funktionalität der App zu reduzieren und Unternehmensdaten zu schützen.

Der Vorteil dieser Verbindungsmethode ist, dass man die volle administrative Steuerung und Zugriffskontrolle über externe Nutzer wie Kunden, Lieferanten und Partnern hat: Nur ausgewählte externe Personen bekommen einen Zugang zur Kommunikation mit Mitarbeitern des Unternehmens. Es gibt volle Transparenz, welche externen Nutzer mit den Mitarbeitern kommunizieren. Das Unternehmen hat die volle Kontrolle und alle Konfigurationsmöglichkeiten, wer mit wem kommunizieren darf. Und wenn nötig, kann der Zugriff einer externen Personen jederzeit blockiert werden und sogar die App-Daten auf deren Gerät können gelöscht werden.

Diese Verbindungsmethode funktioniert für Cloud, Private Cloud und On-Premise-Deployments von Teamwire und basiert auf dem Unternehmensverzeichnis der Mitarbeiter das Teamwire bereitstellt. Insofern ist natürlich keine Adressbuch-Synchronisation für diese Methode erforderlich. Dies kann ein Argument für sicherheitsbewusste externe Personen sein (obwohl eine Adressbuch-Synchronisation mit Teamwire sicher und datenschutzkonform sein würde).

3. Integration in Kunden-Apps und andere Tools mit Bots 

Unternehmen haben oft eigene Apps und Tools für Kunden, Lieferanten oder Partner, wo sie einfache Chat-Features anbieten möchten, die es externen Kontakten ermöglichen, schnell mit Mitarbeitern zu kommunizieren. Dies kann mit einer Integration von Chat-Features von Teamwire in eine andere App erreicht werden.

Teamwire bietet eine API, die es externen Apps, Tools und Services ermöglicht, eine Verbindung zur Teamwire-Plattform herzustellen und alle Messaging- und Sharing-Funktionen zu nutzen. Im Allgemeinen ist das Ziel solcher Integrationen eine Digitalisierung, Automatisierung und Beschleunigung von Workflows. In diesem Fall hat die Integration das Ziel, externen Personen wie Kunden, Lieferanten und Partner direkt mit den Mitarbeitern eines Unternehmens zu verbinden und einen schnellen Informationsaustausch zu bieten.

Schauen wir uns ein Beispiel für eine solche Integration an: Ein Unternehmen integriert ein neues Chat-Fenster in seine Kunden-App für mobile Endgeräte (z.B. iOS oder Android). Also im Grunde bekommt die Kunden-App eine einfache Chat-Funktion. Dieser Chat wird mit einem Bot verbunden, der die API und die Plattform von Teamwire benutzt. Nachrichten, die von einem Kunden in der App geschrieben werden, werden von dem Bot sofort an die verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens weitergeleitet, die die Teamwire App verwenden. Mitarbeiter können direkt antworten, schnelles Feedback geben und einfach digitale Inhalte austauschen.

Diese Art von Integrationen sind perfekt für eine einfache Verbindung und Instant Messaging mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Solche Integrationen erweitern die Funktionalität von vorhandenen Apps und Tools und verbessern das Nutzererlebnis. Die Echtzeit-Chats und das schnelle Feedback der Mitarbeiter steigern die Kundenzufriedenheit und stärken die Beziehungen zu Kunden, Partnern und Lieferanten.

Der Vorteil solcher Integrationen ist, dass sie umfassende administrative Möglichkeiten und eine Zugriffskontrolle von externen Personen wie Kunden, Lieferanten und Partnern bieten. Letztendlich hängt es davon ab, wie eine Integration funktionieren soll, inwiefern externe Benutzer überwacht werden sollen und welchen externen Personen eine Kommunikation mit Mitarbeitern erlaubt sein soll. Dann kann das alles entwickelt und konfiguriert werden.

Während Integrationen und Bots entwickelt werden müssen (manchmal sind Frameworks und/oder Komponenten verfügbar), sind die Aufwände und benötigten Ressourcen oft relativ gering.

Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen

Wenn Sie mehr erfahren wollen, wie Sie die beste Verbindung, Kommunikation und Instant Messaging mit externen Personen wie Kunden, Partnern und Lieferanten realisieren können, wie Sie Chat-Funktionen von Teamwire in Ihre Apps und Tools integrieren können oder an mehr Informationen über unseren sicheren Messenger für Unternehmen interessiert sind, dann kontaktieren Sie uns bitte.

 

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