Whatsapp und andere Messaging Apps für private Nutzer wie Facebook Messenger, Telegram, Threema, WeChat und Line sind zunehmend Teil einer Schatten-IT in Unternehmen und werden von Mitarbeitern oft für geschäftliche Zwecke genutzt. Der Hauptvorteil dieser Messaging Apps ist, dass sie viel schneller und effizienter sind als Emails und zu einer verbesserten Teamkommunikation und höherer Produktivität führen. Leider haben solche Messaging Apps zahlreiche Schwächen und signifikante Nachteile bei der Anwendung im Unternehmen, Datenschutz, Sicherheit, Administration, Ökosystem-Integration und Support. 

1. Whatsapp bietet keinen ausreichenden Datenschutz für Unternehmen

Whatsapp greift auf die Adressbücher von Mitarbeitern zu und speichert diese. Diese enthalten vertrauliche betriebliche und private Daten. Auch wenn Whatsapp eine bessere Verschlüsselung implementiert hat, bietet es bisher keine Verschlüsselung auf Unternehmensniveau (z.B. Metadaten, Speicherung auf dem Gerät, Speicherung auf Servern, etc.). Zusätzlich benötigen frei verfügbare Dienste wie Whatsapp Nutzerdaten für die Monetarisierung und ihr Geschäft. Whatsapp hat angekündigt, Erträge von Unternehmen zu generieren, indem es diesen erlaubt mit Nutzern zu kommunizieren. Solch ein Geschäftsmodell setzt ein Wissen über Kunden voraus und steht im Konflikt mit einem minimalen Gebrauch von persönlichen Daten, einer generellen Datenreduzierung und einem starken Datenschutz. 

2. Whatsapp ist ein Cloud-Service mit Sitz in den USA

Aufgrund der schwachen Datenschutzgesetze und der breiten Überwachung in den USA, können Cloud-Dienste mit Sitz oder Servern in den USA nicht das hohe Maß an Datensicherheit gewährleisten, das von Unternehmen und deren Mitarbeitern und Kunden verlangt wird. Das ist besonders für europäische Firmen relevant, die sich nach europäischem Recht richten müssen und nach einem starken Datenschutz und Sicherheit für ihr Unternehmen und Nutzer suchen. 

3. Whatsapp mischt private und geschäftliche Kommunikation

Für Unternehmen ist es wichtig private und geschäftliche Kommunikation zu trennen. Erstens ermöglicht eine spezielle Enterprise Messaging App schnelleren Zugang zu und einen besseren Überblick über alles, was für die interne Kommunikation wichtig ist und steigert dadurch die Produktivität. Zweitens werden vertrauliche, geschäftliche Inhalte in Enterprise Messaging Apps vollständig geschützt, da diese nur mit Kollegen geteilt werden können und die Verbreitung von Inhalten von der IT-Abteilung des Unternehmens gesteuert werden kann. Drittens werden Motivation und Zufriedenheit von Mitarbeitern durch eine professionellen Messaging App erhöht, weil die Mitarbeiter eine Trennung von privater und geschäftlicher Kommunikation zu schätzen wissen. (Übrigens gibt es aus demselben Grund private und geschäftliche Emaildressen. Es gilt nicht umsonst als unprofessionell die private und geschäftliche Kommunikation in einem Konto zu vermischen).

4. Whatsapp bietet keine Administrations-Funktionen für Unternehmen

Unternehmen müssen in der Lage sein ihre Nutzer professionell zu managen und zu verwalten. Ein Administratorenportal erlaubt eine unternehmensweite Verwaltung, schnelle Nutzereinladung, mandantenfähige Übersichten, transparente Kontrolle, firmenweite Kommunikationsrichtlinien, einfaches Nutzermanagement, vorkonfigurierte Geräte, gemanagte Gruppen, schnellen Support, umfassende Zugangskontrolle, revisionskonforme Archivierung und viel mehr. All diese Dinge sind mit Whatsapp nicht möglich und bedürfen einer professionellen Enterprise Messaging App.

5. Whatsapp schützt nicht gegen Datenverlust

Um den Verlust von geschäftlichen Daten und Inhalten zu vermeiden, zum Beispiel wenn ein Mobilgerät verloren oder gestohlen wird, benötigen Unternehmen eine Sicherheitsebene zum Schutz der App und des mobilen Endgeräts. Führende Messaging Apps für Firmen unterstützen Enterprise Mobility Management Lösungen (wie Mobileiron oder Airwatch) und stellen ein fortgeschrittenes Mobile Application Management zur Verfügung. Diese Features erlauben es aus der Ferne Inhalte zu löschen, Zugriff zu verweigern, das Kopieren von Nachrichten zu verhindern und das Teilen digitaler Inhalte zu kontrollieren. 

6. Whatsapp besitzt keine professionellen Desktop- oder Tablet-Clients

Zusätzlich zu mobilen Geräten und Tablets haben viele Mitarbeiter Laptops und Desktop-Computer. Professionelle Desktop-Versionen für Windows und Mac und Tablet-Versionen für iOS, Android und Windows Phone sind ein Hauptbestandteil einer kompletten Enterprise Messaging App für Unternehmen. Eine Desktop- und Tablet-Version einer Enterprise Messaging App erhöhen die Zahl an möglichen Anwendungsfällen, verbessern die Benutzfreundlichkeit, verringern die Überladung durch Emails, beschleunigen die Teamkommunikation und erhöhen die Produktivität am Desktop. Whatsapp bietet nur eine reduzierte Version für den Desktop an, die einerseits ständig mit dem Telefon verbunden sein muss um ordentlich zu funktionieren und andererseits Sicherheitsrisiken mit sich bringt. 

7. Whatsapp fokussiert sich auf Anwendungsfälle für private Nutzer

Whatsapp ist eine tolle Möglichkeit um mit Familie und Freunden zu kommunizieren. So wurde die App populär und darauf ist auch ihre Zukunft ausgerichtet. Dennoch gibt es durch die Professionalisierung von Messaging immer mehr geschäftliche Use Cases, die ein ausgefeiltes Set an Features für Unternehmen benötigen. Enterprise Messaging Apps bieten zum Beispiel das Teilen von Kalenderterminen, die Suche nach Unternehmensdaten, geschäftliche Gruppen, Teamumfragen, Zugriff auf Unternehmens-Verzeichnisse und das Teilen von Dateien an. 

8. Whatsapp unterstützt keine geschäftlichen File-Sharing-Lösungen

Unternehmen nutzen oft File-Sharing-Lösungen wie Microsoft Sharepoint, Box, Novell Filr, Business Connector, Accellion oder Acronis. Solche Dienste werden von Whatsapp nicht unterstützt. Da File Sharing mit Kollegen und Teams ein wichtiger und regelmäßiger Anwendungsfall ist, sollten Mitarbeiter in der Lage sein Dokumente aus ihrer File-Sharing-Lösung direkt mit Hilfe der Enterprise Messaging App zu teilen. Das hilft um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. 

9. Whatsapp fehlt es an Integrationen ins IT-Ökosystem

Während mehr und mehr Leute die Wichtigkeit des Themas “Whatsapp für Unternehmen” für die interne, geschäftliche Kommunikation verstehen, sehen bisher weniger Leute die Wichtigkeit der Integration einer Enterprise Messaging App ins IT-Ökosystem. Dennoch ist das eine immer wichtiger werdende Komponente einer Enterprise Messaging App. Unternehmen können Arbeitsabläufe automatisieren, Prozesse beschleunigen, die operative Ausführung verbessern und die Produktivität steigern, z.B. durch eine Integration von ERP, CRM, Buchhaltungssoftware, Personalsoftware, Produktions- und Logistiksystemen in eine Enterprise Messaging App. 

10. Whatsapp bietet keinen Support für Unternehmen und keine Revisionssicherheit

Es braucht nicht erwähnt zu werden, dass Unternehmen schnellen technischen Support benötigen, wenn etwas nicht funktioniert. Nur professionelle Enterprise Messaging Apps bieten 24/7 Monitoring und technischen Support mit speziellem Personal an. Daneben brauchen Unternehmen aus rechtlichen, sicherheitstechnischen wie betrieblichen Gründen in der Regel revisionssichere Backup- und Archivierungsfunktionen, die Whatsapp im Vergleich zu Enterprise Messaging Apps nicht bereitstellen kann.

Insgesamt ist Whatsapp eine gute Messaging App für private Nutzer und es gibt viele Gründe, warum Whatsapp so weit verbreitet von Familien und Freunden angewendet wird. Dennoch sollten Unternehmen, wenn es ums Messaging mit Kollegen und Teams geht, die Nachteile von Whatsapp vermeiden und sich für eine professionelle Enterprise Messaging App wie Teamwire entscheiden. 

 

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