Chat-Bots und Integrationen sind für die Digitalisierung und die Produktivität von Unternehmen im mobilen Zeitalter ein sehr wichtiges Thema. Chat-Bots helfen Arbeitsabläufe zu beschleunigen, den Informationsaustausch zu vereinfachen und Prozesse zu automatisieren. Heute besprechen wir welche Konzepte für Chat-Bots möglich sind und welche Anwendungsfälle und Vorteile sich daraus für Unternehmen ergeben.

Chat-Bots können generell für zahlreiche Systeme entwickelt werden. Bei Teamwire sind Chat-Bots für beliebige 3rd-Party Software und Services möglich. Einige Beispiele für eine Anbindungen durch einen Chat-Bot sind:

- Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM)
- Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP)
- Supply-Chain-Management und Logistik-Systeme (SCM)
- Business Intelligence Software (BI)
- Buchhaltungs- und Finanzsoftware
- Projekt-Management- und Task-Management-Systeme
- Support- und Ticketing-Software
- IT Service Management und Monitoring
- Personal- und HR-Systeme
- Websites und Kunden-Apps
- Social-Media Kanäle

Grundsätzlich gibt es zwei wesentliche Konzepte für Chat-Bots und daraus resultieren dann verschiedene Anwendungsfälle:

1. Auskünfte und Recherchen

Ein Mitarbeiter oder Kunde möchte eine Auskunft bzw. Informationen zu einem bestimmten Thema. Der Nutzer kontaktiert hierfür den Chat-Bot und stellt eine Frage, die er einfach als Nachricht an den Chat-Bot schickt. Der Chat-Bot sendet daraufhin die gewünschte Information als Nachricht zurück.

Wenn ein Nutzer zum Beispiel den Aktienkurs von "BMW" wissen will, könnte er einem Börsen-Bot die Nachricht „BMW“ schicken, worauf der Börsen-Bot den aktuellen Kurs der BMW-Aktie als Nachricht zurück gibt. Oder wenn sich ein Kunde über Angebote für ein Produkt bzw. Dienstleistungen informieren will, könnte ein Chat-Bot dem Kunden "aktuelle Angebote“ senden. Ebenso könnte sich ein Mitarbeiter von einem Chat-Bot den „Bestand" des Warenlagers oder die Verfügbarkeit eines bestimmten Produktes durchgeben lassen.  

Je nach Ausgestaltung des Chat-Bots könnten Mitarbeiter und Kunden auch komplette Fragen an den Chat-Bot stellen, wie z.B. „In welcher Farbe ist das Produkt verfügbar?“, „Wie ist der Status von Produktionsanlage 3?“, „Welche Flüge gibt es?" oder „Wie viel Umsatz haben wir letzte Woche gemacht?“. Beispiele für solche Anwendungsfälle lassen sich natürlich beliebig fortführen.

Durch eine Kombination von Checklisten bzw. Auswahlmöglichkeiten können Chat-Bots auch als interaktiver Berater dienen. Zum Beispiel können Chat-Bots Kunden bei Kaufprozessen begleiten, Nutzer zu einer Lösung bei Supportanliegen führen, Mitarbeitern bei der Reiseplanung helfen oder den Kundendienst anhand von Checklisten bei Produktwartungen unterstützen.

2. Berichte, Neuigkeiten und Alarme

Chats-Bots können Mitarbeitern und Kunden automatisiert Berichte und Neuigkeiten zukommen lassen. So kann ein Chat-Bot zum Beispiel dem Vertriebs-Team jede Woche einen aktuellen Bericht aus dem CRM-System über neue Umsätze und Abschlüsse zukommen lassen. Ähnliche Reports durch Chat-Bots an ausgewählte Mitarbeiter sind natürlich auch für ERP-Systeme oder Buchhaltungs-Systeme möglich.

Ein anderer Anwendungsfall für Berichte durch Chat-Bots wären die tägliche Zusendung des Speiseplans aus der Kantine oder die automatische Übermittlung der Wettervorhersage für eine Geschäftsreise.

Automatisierte Berichte sind auch sehr gut für News geeignet. Wenn Neuigkeiten zu einem Unternehmen oder bestimmten Themen gefunden werden, könnte ein News-Bot einem Mitarbeiter automatisch Links zu diesen Artikeln schicken, oder wenn es neue Beiträge im Intranet gibt, könnten alle Mitarbeiter von einem Intranet-Bot automatisch informiert werden. Ähnliche Hinweise auf Neuigkeiten sind auch für beliebige Social Media Kanäle und Websites denkbar.

Ein wichtiger Anwendungsfall von automatisierten Hinweisen durch Chat-Bots sind Alarme. Bei einem dringenden Support-Request könnte ein Mitarbeiter umgehend durch einen Chat-Bot über das neue Ticket informiert werden. Bei einer Störung einer Fertigungsanlage oder eines IT-Systems könnte ein Chat-Bot sofort einen Alarm an die zuständigen Mitarbeiter schicken.

Berichte können auch mit Freigabe- bzw. Genehmigungsprozessen kombiniert werden. Sobald zum Beispiel ein Mitarbeiter seine Reisekosten-Abrechnung gemacht hat, könnte dieser Bericht automatisch an den zuständigen Manager zur Freigabe geschickt werden. Der Manager kann die Reisekosten-Abrechnung dann mit einem einfachen Befehl „Ok“ an den Chat-Bot direkt freigeben.

Vorteile von Chat-Bots für Mitarbeiter:

- Mitarbeiter können mit dem jeweiligen Chat-Bot jederzeit und ortsunabhängig Informationen direkt 
in Teamwire abrufen. Das ist häufig auch einfacher und schneller als das Wechseln zu anderen Apps und Services.
- Häufig helfen Chat-Bots bei der Entlastung anderer Mitarbeiter, die die Informationen sonst manuell bereitstellen müssten. Dadurch können Ressourcen gespart werden bzw. besser eingesetzt werden.
- Die durch Chat-Bots bereitgestellten Informationen bleiben zum späteren Nachlesen/Auffinden in Teamwire erhalten.
- Auch können Informationen und Berichte von Chat-Bots einfach und direkt in Teamwire an andere Mitarbeiter weitergeleitet werden.

Vorteile von Chat-Bots für Unternehmen:

- Die Entwicklungskosten von Chat-Bots sind im Vergleich zu einer kompletten App deutlich geringer.
Es besteht die Möglichkeit einer einfachen technischen Realisierung 
durch das API und dazugehörige SDK von Teamwire.
- Das Unternehmen hat die volle Steuerung und Zugriffskontrolle, 
welche Mitarbeiter einen Chat-Bot nutzen und auf vertrauliche Daten zugreifen dürfen.
- Durch die Integration eines Chat-Bots 
in Teamwire wird hohe Sicherheit, starker Datenschutz und umfassende Compliance gewährleistet.
- Darüber hinaus ist eine Protokollierung des Informationsabrufs und der Chat-Bot-Aktivitäten möglich (z.B. durch eine Archivierung der Nachrichten).

Wenn Sie mehr über Teamwire erfahren wollen und sich dafür interessieren, wie Ihr Unternehmen von Chat-Bots profitieren könnte, kontaktieren Sie uns bitte

 

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